Come gestire il tempo nell’era digitale.

Curare l’eccesso di informazioni in una società ipercomunicativa: dalle email ai social media.

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Dovremmo tutti collegare il cervello ad un hardisk esterno e salvare il backup di tutti i compiti che dobbiamo portare a termine prima che faccia notte.

Molte delle cose che facciamo e che riteniamo importanti sono solo dei “mangiatori di tempo”; sono attività che potremmo fare nel tempo libero oppure delegare ad altri, quando possibile.

Se il nostro lavoro si svolge principalmente nel mondo digitale, fra tutti gli impegni i più comuni “mangiatori di tempo” sono:

• controllare la posta elettronica;
• leggere i titoli delle email e capire velocemente se ci interessa aprire il messaggio perché l’oggetto ha catturato la nostra attenzione oppure cliccare su “cancella” senza pensarci troppo;
• cliccare sul titolo dentro una newsletter e andare online per leggere tutto l’articolo e, spesso scoprire che richiede sei, dico sei minuti di tempo — troppo — una scansione veloce e se merita si salva su Pocket per leggerlo un’altra volta (cosa che non succederà MAI);
• scaricare eventuali pagine web che ci servono per lavoro in una cartella del laptop o PC che continua a gonfiarsi come mongolfiera e un giorno (fra due mesi da oggi) sarà piena di argomenti troppo vecchi per essere ancora attuali;
• fare un giro veloce su Medium, su Feedly o una delle piattaforme per fare content marketing oppure uno dei tanti magazine online ai quali siamo iscritti per scoprire se ci sono notizie che possono servirci per lavoro o per interessi personali;
• controllare tutti i canali social cominciando da LinkedIn (che adoro per il momento)se lo usiamo per lavoro e poi tutti gli altri sempre per motivi di lavoro e infine quelli ad “uso personale” come Facebook, Instagram, Pinterest, ecc. Non faccio menzione dei motivi professionali che riguardano l’uso dei social al fine di gestire pagine aziendali.

Mi fermo qui per prendere fiato e scoprire con te che … ca**o sono un casino di canali e siti da controllare. Ogni giorno. Anche più volte al giorno.

Tecnicamente si chiama information overload, sovraccarico informativo. Miliardi di pagine create ogni giorno allo scopo di dire qualcosa a qualcuno. Fosse anche un aborigeno.

No! Così non può continuare. Ci vuole un’azione di totale revisione delle priorità.

A cominciare dallo smettere di cliccare inconsapevolmente su ogni bottone che sbuca dai siti con su scritto:

Hey, iscriviti alla nostra newsletter per essere aggiornato gratis su tutte le novità. E non preoccuparti anche noi odiamo lo spam e non condividiamo la tua email con nessuno!

Tradotto in italiano: clicca qui e ti bombardiamo di messaggi che prima o poi dovrai cancellarti perché anche se i nostri arrivano solo una volta la settimana, tu ne stai già ricevendo altri 500 ogni settimana.

Anzi, per rendere l’idea ecco un paio di dati.

Sai quante email sono state inviate al giorno nel 2020?

Circa 306,4 miliardi. (Fonte: Techjury).

Sai quante persone hanno usato la posta elettronica nel 2020?

Si stima che ci siano circa 4.037 miliardi di utenti nel 2020 e si prevede che saliranno a 4.371 miliardi di utenti nel 2023. (Fonte: Statista)

Sai quante email invia una persona media al giorno?

Una persona media potrebbe inviare 40 email aziendali al giorno. (Fonte: Templafy)

Sai quante email vengono inviate al secondo?

In base a uno studio, ogni secondo vengono inviate 2,4 miliardi di e-mail. (Fonte: Techjury).

Non ti sembrano numeri incredibili?
Allora ti mostro quanti dati sono stati generati ogni minuto nel mondo digitale nel 2019.

Fonte: https://www.franzrusso.it/

Ed ora che abbiamo fermato per un momento la frenesia che cattura il nostro dito indice della mano destra appena vede un bottone clicca qui per iscriverti, cerchiamo di capire come gestire il mostro sforna-dati.

Come gestire la quantità gigantesca di informazioni che, più o meno inconsapevolmente abbiamo chiesto noi stessi di ricevere?

Risposta difficile perché ognuno crede di farcela da solo fino a quando il numero di messaggi in Inbox supera quota 10mila! Tutti i neretto perciò tutti ancora da leggere!

Questo almeno è quello che ci raccontiamo ogni volta che quel numero ci fissa negli occhi per ricordarci che siamo colpevoli di “mancata pulizia premeditata dell’account di posta”.

Proviamo a buttare giù qualche idea in ordine casuale: ognuno decida quella che ritiene più importante.

#1 Essere spietati, crudeli, senza rimorsi.

Ovvero, selezionare più messaggi alla volta e cestinarli. Ogni sabato o altro giorno a piacere, aggiungere task all’agenda o al calendario di Google: “Svuotare cestino email e posta spam”.

#2 Programmare attività.

Dobbiamo essere metodici e calendarizzare azioni che ci aiutino a gestire solo informazioni importanti per il nostro lavoro o per le nostre necessità personali. Quindi usare l’agenda abituale o il solito calendario online per stabilire attività che richiedono pochi, pochissimi minuti, non più di 3/5 minuti al massimo per fare cose come:

• cancellare l’iscrizione a magazine o newsletter che non ci interessano più oppure, se ce lo permettono, modificare la frequenza di invio da settimanale a quindicinale o da quindicinale a mensile
• dare un’occhiata veloce alle notifiche su Facebook per verificare se ci sono articoli su gruppi che seguiamo con particolare interesse
• fare lo stesso per altri canali che ci inviano notifiche
• configurare le notifiche che arrivano da Telegram e ci disturbano a raffica mentre stiamo creando, disegnando, telefonando, ecc.
• dulcis in fundo, se ci interessano veramente alcuni argomenti, diciamo una ventina di temi che possiamo cercare in Rete usanto parole chiave ma chi si ricorda di farlo ogni giorno, molto meglio usare Google Alerts che ci informa solo sulle keyword che abbiamo configurato e solo quando vogliamo noi. Io al momento ricevo aggiornamenti in tempo reale su una cinquantina di parole chiave, alcune mi servono per lavoro, altre per ricevere informazioni sui temi più diversi, dalla Mindfulness a “quando riaprono le visite al Machu Picchu”. Si, possiamo usare anche le virgolette per dire a Google Alerts di cercare SOLO parole chiave anche long tail. (Roba SEO). Chi è del mestiere lo conosce già ma può rivelarsi molto utile anche a livello personale e per non trovarsi la posta intasata da mail che dobbiamo capire se questa settimana leggiamo o vanno nel cestino. Un modo per eliminare uno dei mangiatori di tempo.

#3 Fare pulizia dei mezzi d’informazione.

Una rivista ha cambiato le condizioni di pubblicazione su Medium e non ci piace scoprirlo solo dopo? Ci accorgiamo che un gruppo su Facebook è autoreferenziale cioè l’amministratore lo usa per autopromuovere la sua attività? Cose come queste fanno incazzare e possiamo pure farne a meno. Ergo: unfollow, sciò, pussia via, cancellare iscrizione al gruppo autoreferenziale oppure che sembrava utile ma si è rivelato pieno di niente. Senza pensarci troppo stabiliamo delle regole e seguiamole alla lettera.

È la nostra vita oltre che i dati personali che stiamo regalando a canali d’informazione che non meritano la nostra attenzione o, perlomeno, non la meritano più perché abbiamo capito che sono dei “mangiatori di tempo”.

Fare pulizia comprende anche suddividere i messaggi ricorrenti come le newsletter in cartelle separate e creare le regole che in automatico smistano i messaggi in arrivo direttamente dentro le cartelle assegnate.

Puoi decidere di leggere alcuni tipi di messaggi solo la sera dopo cena o durante la pausa pranzo oppure in un momento specifico della giornata. A meno che il tuo lavoro non ti imponga di essere super aggiornato fin dall’alba per postare prima di tutti una notizia dell’ultimo minuto sui tuoi canali o sul tuo blog.

#4 Leggi la posta solo se non stai svolgendo un’attività importante.

Uno dei maledetti vizi è lanciare il gestore di posta come Outlook o aprire Gmail così da ricevere costantemente le notifiche e sapere se abbiamo ricevuto la mail tanto attesa dalla multinazionale che su LinkedIn ci scrive di volerci conoscere meglio perché sta cercando un consulente proprio come noi. I mangiatori di tempo si possono disattivare, o meglio, non attivare, non aprire. Quindi, dopo aver controllato la posta la mattina dopo colazione e non durante e, di conseguenza, aver letto i messaggi privati sui social et similia, chiudere Gmail, chiudere Outlook o qualsiasi altro programma di posta perché se stiamo per iniziare a scrivere un documento importante, se ci accingiamo ad abbozzare un piano editoriale, una strategia di web marketing o stiamo per iniziare un audit per un’azienda che vuole sapere come sta messa sui social è proprio il caso di isolarci ed evitare di sottoporci a nuovi stimoli che ci invogliano a rispondere o controllare. Il massimo che ci è consentito è una musica di sottofondo che stimola il focus. Ma anche questo dipende dall’umore e dal posto di lavoro. A casa nostra possiamo fare ciò che vogliamo: in ufficio o luogo pubblico usare gli auricolari.

#5 Tecniche varie: dal pomodoro alla matrice di Eisenhower.

Ci sono almeno 10 alternative alla tecnica del pomodoro. Il metodo del pomodoro, sebbene sia una delle tecniche per gestire i tempi dello studio preferite, è solo la punta dell’iceberg per quanto riguarda i metodi di produttività e gestione del tempo. Se stai cercando alternative che ottengano risultati simili; quelle che ti consentono di studiare più medicina o matematica o business management o solo gestire meglio il tuo tempo in questa era dove dobbiamo leggere, studiare, aggiornarci per mille motivi, in meno tempo possibile, ci sono interessanti alternative.

Ne riassumo alcune.

• Non rompere la catena
  Una tecnica semplice conosciuta anche come metodo Seinfeld. Ogni giorno ti dai un compito. Esegui l’attività e contrassegnala su un calendario (o taccuino, foglio di calcolo ecc.). E l’idea è che tu non rompa la catena. Alla fine costruisci una catena di “x” o giorni segnati che psicologicamente diventi restio a rompere. In questo modo nutri il tuo desiderio a continuare con questo metodo. (Questa mi attizza, da domani la provo anche se mi sentirei più motivato vedendola stampata appesa sul muro dietro il monitor, anziché in un foglio di calcolo che potrei anche dimenticare di aprire ogni giorno.)
• Portare a termine i compiti
  Questo metodo riguarda più la pianificazione che il lavoro. Il metodo si basa su un flusso di lavoro in cinque fasi; catturare, chiarire, organizzare, riflettere e coinvolgere. Assegni la priorità alle attività elencandole tutte e individuando quali sono le più utilizzabili. Da lì puoi quindi elaborare i tuoi prossimi migliori passi, affrontando le cose sistematicamente in base al loro livello di importanza. Un metodo che somiglia un po’ alla matrice di Eisenhower o di Covey per la gestione delle priorità, metodo che viene insegnato spesso nei corsi di PNL.
• Matrice di Eisenhower o di Covey
  Prendi un foglio di carta o un foglio di calcolo e dividilo in 4 quadranti: Q1 = Crisi: urgente e importante; Q2 = Qualità: importante e non urgente; Q3 = Inganno: urgente e non importante; Q4 = Spreco: non importante e non urgente. Personalmente l’ho provato diverse volte ma ogni tanto mi dimentico di aggiornarlo anzi ora che ne scrivo lo apro e lo aggiorno. Quando si fa uso di questi metodi la perseveranza è tutto. Per la verità anche alcuni degli “istruttori” che lo insegnavano ai corsi che ho frequentato hanno smesso da tempo di utilizzarlo con costanza. Quindi se anche tu inizi a farne uso e un giorno ogni tanto dimentichi di aggiornarlo non farti venire la psoriasi. Se inizierai a trovarti a tuo agio piano piano diventerà una buona abitudine e scoprirai che il tuo tempo “cronologico” fatto di 24 ore potrà essere impiegato in maniera più proficua e lasciarti tempo per attività extra lavorative soddisfacenti.
• Metodo della focalizzazione di 90 minuti
  Questo metodo è simile alla tecnica del pomodoro ad eccezione della raccomandazione di lavorare in blocchi più lunghi di 90 minuti anziché in periodi di 25 minuti.
• Metodo dell’essere nella condizione di flusso
  Una delle più grandi critiche alla tecnica del pomodoro è che a volte può disturbare le persone quando si trovano in uno “stato in cui il lavoro o la creatività fluisce”. Il trovarsi in una condizione in cui tutto sta andando liscio come l’olio si riferisce a un fenomeno mentale descritto per la prima volta dallo psicologo Mihaly Csikszentmihalyi. Viene descritto come “essere completamente coinvolti in un’attività fine a se stessa”. Dove il nostro senso di sé svanisce e diventiamo iper-concentrati su un’attività o un compito. Capisci anche da solo che sentire trillare un pomodoro che interrompe il flusso di creatività o l’attività che stai svolgendo rompe abbastanza le scatole! Il metodo vale sia per chi deve studiare sia per chi deve svolgere attività che richiedono concentrazione e sforzo mentale — persone impegnate nel cercare di attingere allo stato di concentrazione totale. L’autore del metodo consiglia quattro approcci:
  - Scegliere un’attività che ci piace o che ci appassiona
  - Scegliere qualcosa al di là di ciò che conosciamo già
  - Scegliere qualcosa di stimolante che implichi uno sforzo mentale
  - Seguire un piano d’azione con obiettivi definiti in mente
  Usando questo metodo, le persone potrebbero voler rinunciare all’impostazione di un timer come nel caso del pomodoro per ripiegare invece su un piano di studio dettagliato per poi vedere quale approccio offre i risultati migliori.
• 52/17
  Utilizzando un’app per il monitoraggio del tempo e monitorando le abitudini dei dipendenti più produttivi, l’inventore, Julia Gifford, ha scoperto che i più produttivi “lavorano per 52 minuti alla volta, poi si prendono delle pause per 17 minuti prima di ricominciare”. La chiave qui è che coloro che usano la tecnica lavorano in uno stato di “super-concentrazione durante ogni “sprint”. Sono certo che hai già notato molte similitudini con la “condizione di flusso” e il “metodo di 90 minuti”.
• 1–3–5
  Questa tecnica per la produttività è molto simile alla matrice di Eisenhower e dipende dal fatto che tu suddivida un elenco di cose da fare in un elenco di azioni. Il principio di base è scegliere la priorità principale, tre cose di media importanza e cinque piccole cose su cui lavorare. Quindi iniziare in quest’ordine. Significa che per prima cosa devi eliminare la cosa più importante che probabilmente ti darà i migliori risultati (regola 80/20).

#6 App e gadget di gestione del tempo

Quello che ho scritto per le tecniche stile pomodoro vale anche per le app. Se non sei un nerd o una persona abituata ad utilizzare strumenti come app, timer, gestori dei task e strumenti simili non ti criticare, non giudicarti e non sentirti in colpa. Non tutti trovano facile delegare questi strumenti a gestire il tempo, neppure dopo mesi di tentativi. Ognuno di noi ha le sue preferenze ed abitudini (anche se queste sono spesso la causa che ci impedisce di accettare nuovi approcci e metodi) perciò prova ed usa solo il metodo che ti stimola di più, ti convince, ti piace, ti porta i risultati migliori e che riesci ad utilizzare senza importi nulla. Imporsi dei compiti non è mai positivo: si ottiene di più chiedendolo a se stessi con gentilezza. Quindi non sentirti in colpa se il pomodoro lo usi solo nell’insalata caprese.

Non credere neppure a tutto ciò che leggi online: la tecnica del pomodoro, in particolare non funziona per tutti. È un po’ come l’ufficio “open space”, che perfino l’inventore Robert Probst ha criticato, parlando del modo in cui questi spazi impersonali sono stati ossessivamente imposti ai lavoratori.

Prova con la gentilezza.

La dimostrazione che la gentilezza con se stessi funziona, certamente anche con te, puoi averla spegnendo la sveglia sul comodino. Per qualche giorno spegni il buzzer o la sveglia dello smartphone e coricati. Ora che sei disteso o distesa, chiudi gli occhi e ripeti tre volte di seguito, lentamente e con voce gentile: “Domani mattina voglio svegliarmi alle 7” (oppure all’ora in cui solitamente ti alzi). L’intenzione e la gentilezza con cui esprimi questo volere fanno il miracolo.